Kirjoitimme ehdokaskollega Jakke Mäkelän kanssa toisen osan Varsinais-Suomen tieteen ja teknologian vihreiden Hyvinvointia hankinnoilla -kirjoitussarjaan, joka julkaistaan kokonaisuudessaan Tiedepuolue.fi-sivustolla. Ensimmäisessä osassa kävimme läpi hankintojen merkitystä hyvinvointialueiden toiminnan laadun ja taloudellisuuden kannalta. Seuraavassa kolmannessa osassa käydään läpi palveluseteleiden roolia hankinnoissa.
Kuten ensimmäisessä osassa huomasimme, hankinnoilla on valtava merkitys hyvinvointialueen eri palveluiden laadun ja kustannustehokkuuden varmistamisessa. Hyvän hankinnan tekemiseen tarvitaan kahdenlaista osaamista: substanssiosaamista siitä asiasta, jota ollaan hankkimassa sekä hankintaosaamista, joka painottuu enemmän teknisiin asioihin, pisteytyksiin ja lainsäädännön hyödyntämiseen oikealla tavalla. Julkiset hankinnat on oma asiantuntijuuden alansa siinä missä hoitotyö, lastensuojelu tai savusukelluskin. Sen asiantuntijoiden osaamista tuleekin hyödyntää vahvasti hyvinvointialueen hankintoja tehtäessä.
Monesti julkiset hankinnat on keskitetty hankintaorganisaatioille. Yksinkertaiset ja rutiininomaiset hankinnat sujuvatkin näiltä hyvin – esimerkiksi toimistotarvikkeisiin ja kalusteisiin ei usein liity sen erityisempiä vaatimuksia jolloin ne saadaan hankittua helposti puitesopimusten kautta. Tämä saattaa vähentää joustavuutta, mutta toisaalta puitesopimusten kautta saadaan isossa mittakaavassa säästöjä ja varmistetaan hankintalainsäädännön noudattaminen.
Yksilöllisemmissä hankinnoissa, kuten hankittaessa palvelukokonaisuuksia tai toimialaan liittyvää laitetta, tulee kuitenkin kiinnittää erityistä huomiota käyttäjien tarpeisiin. Jos hankintayksikkö tekee hankinnat käyttäjiä kuulematta, voidaan saada pienessä mittakaavassa esimerkiksi vääränkokoisia ruiskuja joissa lääkeainetta menee hukkaan, tai toisaalta isossa mittakaavassa suhteettoman kallis IT-järjestelmä kun pieni ja ketterä ratkaisu olisi ollut kustannustehokkaampi ja paremmin tarpeeseen sopiva. Siksi hankintaan tulisi suhtautua nimenomaan muuta organisaatiota tukevana toimialana, jonka toiminta tulee integroida kokonaisuuteen. Vain näin voidaan varmistaa, että hankittu tuote lopulta palvelee käyttötarkoitustaan.
Hyvässä hankinnassa käytetään monipuolisesti laatukriteereitä, joilla voidaan varmistaa että hankitaan oikeanlainen tuote tai palvelu, jossa laatu, ominaisuudet ja hinta kohtaavat tarpeen. Hankinnassa painotetaan hinnan rinnalla vastuullisuutta, laatua ja kestävyyttä, sekä esimerkiksi toimittajan ja toimitusketjujen toiminnan eettisyyttä, paikallisuutta ja ympäristöystävällisyyttä ja huomioidaan oikealla tasolla toimitusvarmuus asettamatta tarpeettomasti kilpailuun osallistumista vaikeuttavia ehtoja. Myös hinnan arvioinnin määrittely vaatii monissa tapauksissa ammattitaitoa: väärin määritellyissä kriteereissä saatetaan joutua jättämään huomiotta esimerkiksi lisätöiden tuntihinnat – kohtalokas virhe, joka saattaa tulla ostajalle kalliiksi.
Hankinnoissa tulee myös huolehtia, että erilaisilla yrityksillä on tosiasiallinen mahdollisuus osallistua kilpailutuksiin osittamalla hankinnat sopivan kokoisiksi. Paikallisia pieniä yrityksiä ei voi suoraan suosia kriteereissä, eikä hankkeita voi keinotekoisesti pilkkoa pieniksi paloiksi. Liian usein jätetään kuitenkin käyttämättä luontevia tapoja määritellä hankintojen laajuus niin, että myös pienille yrityksille jää mahdollisuus osallistua kilpailutukseen ainakin osatarjouksella.
Varsinaisen valintakriteeristön lisäksi hankinnan keskeisiä osia ovat varsinaisen hankintasopimuksen teko ja sopimuksen aikainen valvonta. Laadun valvonta ja nopea poikkeamiin reagoiminen on tärkeää ennen muuta sellaisissa palveluissa, jotka vaikuttavat suoraan ihmisten henkeen ja terveyteen.
Kuten huomaamme, hankintojen tekeminen ei näennäisestä helppoudestaan huolimatta ole lainkaan yksinkertaista. Tämän takia hyvinvointialueen on niin tärkeää perustaa hyvin resursoitu hankintayksikkö, jonka toimintatapoihin juurrutetaan alusta lähtien hankintojen tekeminen yhdessä käyttäjien kanssa. Näin saadaan aikaan laadukkaat hyvinvointipalvelut kustannustehokkaasti verovaroja vastuullisesti käyttämällä.